Предпосылки к внедрению системы электронного документооборота

Документооборот и делопроизводство в нашей стране обладает особенностями национального менталитета, и в тоже время недостаток квалификационного уровня  персонала неумолимо накладывают негативный отпечаток на общую результативность организации рабочего процесса документооборота и делопроизводства в целом. Персональные компьютеры в большинстве случаев  так и продолжают применяться как улучшенные печатные машинки, и пользующиеся авторитетом эксперты не один раз отмечали, что без серьезной проработки информационной структуры предприятия  система электронного документооборота только усиливает неразбериху на предприятии.

С задачей розыска необходимых документов связаны около 30% всех перемещений ваших сотрудников по офису, и подсчитано, что в общей сложности данный процесс занимает у них порядка одного месяца в год, при этом около  15% бумажных документов невозвратно теряются. Потом, согласование документов занимает 60-70% рабочего времени. Из  написанного выше следует, что около 20-30% от поставленных задач в итоге не решаются. Данные проблемы  и призвана разрешить автоматизация документооборота.

Автоматизация системы документооборота имеет относительно большую стоимость, однако не глядя на это множество производителей программ электронного документооборота представляют впечатляющие данные, которые подтверждены экономическими расчетами и многими примерами невыдуманных внедрений  такого программного обеспечения. Эти примеры доказывают то, что расходы на внедрение системы без проблем окупить за срок от 6 месяцев до 1,5 лет, этот показатель напрямую зависит от масштабов предприятия и уровня его охвата автоматизацией. Однако, если  на больших предприятиях это уже давно необходимостью, то в в последнее время в системах электронного документооборота становятся заинтересованы больше всего представители малого и среднего бизнеса, а именно они, как известно, всё время лучше считают собственные деньги.